Arhivele Nationale Franceze simplifica accesul la digitizare (studiu de caz)

Bucuresti, Octombrie 2013
Alegand noul scanner flatbed Suprascan Quartx A1 HD, Arhivele Nationale Franceze au simplificat accesul al digitizare si au redus costurile de operare reusind astfel sa ofere publicului servicii rapide, eficiente si de inalta calitate.

Responsabile de peste 200 ani de centralizarea arhivelor nationale franceze si de asigurarea accesului liber la informatie, Arhivele Nationale Franceze colecteaza, clasifica si conserva documente de patrimoniu, multe dintre ele vechi de cateva secole.
Comunicarea este probabil aspectul cel mai important al misiunii Arhivelor – motiv pentru care, cu mult timp in urma, institutia a infiintat sali de lectura pentru a permite accesul publicului la documentele aflate in posesia ei. Aici se pot face fotocopii sau scanari de documente in scopul documentarii stiintifice, cercetarii istorice si genealogice.

In scopul imbunatatirii calitatii reproducerilor, dar si pentru optimizarea proceselor interne de digitizare arhiva, Arhivele Nationale Franceze au decis achizitia unui nou scaner plan (tip flatbed) pentru locatia din Paris.

Centrul din Paris al Arhivelor Nationale Franceze cuprinde doua cladiri separate, amplasate la 300m una de alta si legate prin pasaje subterane. Arhivele au un scanner flatbed in biblioteca insa solicitarile de scanare sunt procesate in cladirea alaturata. Prin urmare, a fost deseori necesara aducerea documentelor pretioase si delicate prin pasajul subteran, lucru incomod, dificil si nerecomandat pentru conservarea documentelor. Din acest motiv, specialistii Arhivelor au decis echiparea cladirii de lecturare si consultare cu un scanner adaptat la tipul de documente procesate.

Rapiditatea si viteza in digitalizare nu este un factor cheie pentru institutie, deoarece numarul de documente solicitate a fi scanare este de aproximativ 10 pe zi. Manipularea si gestionarea documentelor este insa vitala. Multe dintre documentele manipulate de catre Arhivele Nationale sunt registre grele cu legaturi fragile, pergamente vechi sau planuri de dimensiuni care depasesc formatul A4 traditional. Folosind procedee tehnice de inalta tehnologie, ele sunt pastrate in locuri special concepute pentru conservarea hârtiei. Digitizarea documentelor presupune deci, manipularea atenta, cu minim de influente nocive, cum ar fi iluminat puternic sau expunere la caldura.

Alte cerinte stabilite de specialistii Arhivelor Nationale au fost:
Digitizarea cursiva a a registrelor mari din arhive, de sute de pagini, fara deteriorarea copertilor si cotorului in cadrul procesului de digitizare;
Digitizarea arhivei de pergamente vechi si sigilii in relief
Digitalizarea mai multor formate de mari dimensiuni (de la registrele A4 la planurile A1)
Conservarea documentelor fragile

Pe baza acestor cerinte, Arhivele Nationale Franceze au optat pentru un scaner proiectat pentru protejarea originalelor si obtinerea unor reproduceri de inalta calitate – scanerul i2s SupraScan Quartz A1 HD (600dpi). Scanerul dispune de platane motorizate si un sistem de deschidere adaptabil la diferite unghiuri (100, 120 sau 140°) permitand scanarea cartilor fara aplatizarea acestora. Sistemul permite deci protejarea legaturii copertilor si a cotoarelor, si obtinerea unor digitizari de inalta calitate, fara deformarea cauzata de scanerele conventionale.

Sistemul de iluminare aditional, special conceput reducerea la minim a contactului cu documentele, permite optimizarea texturilor, caracteristica vitala in cazul digitizarii pergamentelor cu sigilii aflate in pastrarea Arhivelor.

Utilizand noul Suprascan Quartz A1 HD, personalul Arhivelor poate raspunde mai prompt si mai complet solicitarilor publicului. Timpul de raspuns la solicitarile complexe s-a redus dramatic de la o luna la numai o zi. Scanarea de inalta calitate, aplicabilitatea larga a scanerului pentru diverse formate, protectia copertilor, functionalitatile complexe ale software-ului impreuna cu corectiile automate ale imaginii – iata numai cativa din factorii care contribuie la simplificarea accesului de la digitizare obtinuta de Arhivele Nationale Franceze.

Infiintate in 1790 in timpul Revolutiei Franceze, Arhivele Nationale Franceze au rolul de a conserva si centraliza arhivele natiunii precum si de a asigura accesul neingradit al publicului la acestea. In prezent, Arhivele Nationale Franceze totalizeaza peste 300 de kilometri de arhive, distribuite in trei mai centre - Paris, Fontainebleau si Pierrefitte-sur-Seine.

Scanerele flatbed Suprascan Quartz A1 HD sunt produse de grupul francez i2s-Kirtas, lider mondial in producerea de solutii profesionale pentru digitizarea documentelor legate, si sunt distribuite in Romania prin firma Z SPOT MEDIA SRL. Solutiile i2s sunt implementate in cadrul arhivelor, bibliotecilor, muzeelor, institutiilor adminstrative publice, permitand digitizarea materialelor de patrimoniu cultural, administrativ si industrial.

Z SPOT MEDIA SRL